Brainstormen in 4 stappen en tips voor effectief brainstormen

We horen het tegenwoordig steeds vaker voorbij komen: ‘brainstormen’. Maar wat is dit nu eigenlijk precies? Brainstormen is een gestructureerde manier van ideeën bedenken met als doel bepaalde problemen op te lossen. Dit is extra effectief wanneer dit in groepen gedaan wordt, want de interactie tussen personen zorgt voor inzichten waar iemand alléén waarschijnlijk niet op gekomen was. Dit is wat elke manager of directeur wilt, maar hoe pak je dat aan? Hoe voorkom je dat het een gezellige middag fantaseren wordt, waarbij de volgeschreven flipovers belanden bij het oud papier? Met deze 4 stappen en tips zorg je voor een effectieve brainstormsessie!

Stap 1: Het probleem

Zorg ervoor dat het probleem waarover gebrainstormd gaat worden helder geformuleerd is. Kijk hier kritisch naar, formuleer het probleem op verschillende manieren en kies de omschrijving uit waar het probleem compleet wordt omschreven. Zorg er daarbij ook voor dat het probleem helder wordt overgebracht op de deelnemers van de brainstorm. Het is belangrijk dat zij begrijpen waarover ze gaan brainstormen en dat de ideeën gericht zijn op het probleem. Als dit duidelijk is, kan de creatieve mind aangezet worden!

Stap 2: Divergeren

Tijdens deze fase worden er zo veel mogelijk ideeën bedacht. Er kunnen verschillende technieken gebruikt worden om deze fase te doorlopen. Deze zorgen ervoor dat het probleem van verschillende kanten belicht wordt. Verder is het ook leuk als er ideeën worden bedacht die niet meteen voor de hand liggen. Soms lijken deze op het eerste gezicht onbruikbaar, maar later kunnen deze toch voor waardevolle inzichten zorgen. Wat hierbij dus ook erg belangrijk is, is dat er geen oordeel wordt gegeven over de ideeën. Alles mag en alles kan, de selectie vindt pas later plaats. Op deze manier komen de leukste ideeën op tafel. Er kan een tijdslimiet gesteld worden per techniek of een limiet van ideeën om door te gaan naar de volgende fase.

Mindmappen is een voorbeeld van een divergerende brainstormtechniek. Hierbij wordt de probleemstelling midden op een groot papier geschreven of getekend en worden daarna alle associaties hiermee om het probleem heen geschreven of getekend met dunne en dikke lijnen om structuur aan te geven. Verschillende kleuren zorgen ook voor structuur en overzicht van de mindmap.

Stap 3: Convergeren

Na deze fase begint de oplossing écht ergens op te lijken! Nadat er heel veel ideeën bedacht zijn, is de volgende stap het clusteren hiervan. Het doel hiervan is structuur en overzicht aan te brengen in de chaos. Het handigst hiervoor is om de ideeën te toetsen aan de hand van een aantal criteria. Een voorbeeld hiervan is de Creadox. Dit is een matrix waarbij de ideeën op post it’s geschreven worden, waarna ze in de matrix geplakt kunnen worden, aan de hand van de criteria ‘originaliteit’ en ‘uitvoerbaarheid’. De ideeën die het hoogst scoren op beide criteria kunnen verder worden uitgewerkt, bijvoorbeeld op een ‘ideeformulier’. Hierbij is het ook handig om een aantal kenmerken te kiezen om op te schrijven over het idee, zoals kerngedachte, sterke en zwakke punten en kosten. Op deze manier kunnen de ideeën getoetst worden en het meest kansrijke idee kan worden gekozen.

Stap 4: Realiseren

Wanneer het meest kansrijke idee bekend is, kan dit worden uitgewerkt en kan er een plan geschreven worden om de oplossing te implementeren in het bedrijf.

Tips voor effectief brainstormen

Tip 1: Bereid je brainstormsessie goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk! Als er geen duidelijk doel is vastgesteld en er niet is nagedacht over het vraagstuk, wordt er niet alles uit een brainstormsessie gehaald. Formuleer daarom een duidelijke startvraag en ga ook na of je hiermee de oplossing krijgt die je zoekt. Maak vervolgens een draaiboek met allerlei technieken die je gaat gebruiken plus de uitleg ervan. Zo is er vooraf vastgesteld hoe de ideeën gegenereerd en geclusterd worden en zal de sessie niet snel stilvallen. Op het moment dat een techniek niet meer werkt, gaan jullie gewoon door naar de volgende. Zorg tenslotte voor voldoende materiaal zoals stiften, pennen, post-it’s, een whiteboard, papieren en last but not least: een inspirerende ruimte. Be creative!

Tip 2: Inspirerende locatie

Naast inhoudelijke voorbereiding zijn ook de omgeving en middelen belangrijk. Een inspirerende ruimte of locatie helpt hierbij. Mijn advies is om te kiezen voor een locatie buiten het bedrijf, omdat je dan niet gestoord wordt en volledige aandacht hebt voor de probleemstellingen. Zorg dat op locatie voldoende pennen, stiften, post-its, kladblokjes, flipovers aanwezig zijn. Uiteraard mogen Wi-Fi en goede presentatiemogelijkheden niet ontbreken.

Bij Indoor Skydive Roosendaal krijg je de mogelijkheid om met het hele team te brainstormen. De Skybox biedt goede faciliteiten en is zo ingericht dat je je even in andere omgeving bevindt.

Tip 3: Klaarstomen van het brein

Als je met de brainstorm-deelnemers bij elkaar zit en ze meteen overvalt met de startvraag, zullen er niet veel creatieve ideeën boven komen. Begin daarom met een opwarmoefening, om een ontspannen en open sfeer te creëren. Een voorbeeld hiervan is de kettingassociatie. Begin met een willekeurig woord en verbind dit woord met een woord dat je hiermee associeert. Ga zo maar door totdat jullie een heel stuk van het startpunt verwijderd zijn. Doe dit een aantal keer en de deelnemers zullen meer “out of the box” denken als het brainstormen begint! Letterlijk een frisse wind door de groep laten gaan voorafgaand aan het brainstormen is ook zéér goede opwarmer! Brainstormen in een inspirerende omgeving doet ook wonderen!

Tip 4: Maak de groep niet té groot

Bedrijven zijn vaak geneigd, wanneer er bijvoorbeeld een ruimte wordt afgehuurd, om iedereen te laten deelnemen aan de sessie. Doe dit echter niet! Kies alleen deelnemers die echt betrokken zijn bij het vraagstuk en die inhoudelijk een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Met een hele grote groep deelnemers zullen er ongetwijfeld veel ideeën op tafel komen, maar of je echt iets aan die ideeën hebt, is dan de vraag. Input van buitenstaanders kan zeker zorgen voor een frisse blik bij een brainstorm. Kies echter voor 1 of 2 personen, die niet té ver van het onderwerp af staan, maar toch voor een frisse blik zorgen. De totale groepsgrootte van tussen de 5 en 10 personen is perfect voor een effectieve brainstormsessie!

Tip 5: Time out time!

Nadat er een hele hoop creatieve ideeën gegenereerd zijn tijdens het divergeren, is het belangrijk om weer even wat ruimte te maken in de hoofden van de deelnemers. Brainstormen is een intensieve activiteit en kost je veel energie. Ga er daarom even tussen uit! Een luchtje scheppen en krachtig brainfood doet wonderen! Als iedereen weer fris en fruitig is kunnen jullie verder gaan met het convergeren en de ideeën clusteren. Na een time out is iedereen weer scherp en kunnen er ook vervolgplannen gemaakt worden voor de gekozen “oplossing”.

Krijg jij ook al zin om je bedrijf een boost te geven met een creatieve brainstorm?!