Bedrijfsuitje: 10 tips voor een succesvolle organisatie

De datum voor het jaarlijkse bedrijfsuitje komt met rasse schreden dichterbij en je hebt werkelijk nog geen idee wat te organiseren. Uiteraard, er zijn legio mogelijkheden, maar hoe pak ik dit aan? Waar begin ik mee en hoe zorg ik ervoor dat het een topdag gaat worden?

Een bedrijfsuitje is een belangrijke dag, waar je van wilt dat het een positief effect heeft op je collega’s. Dit effect moet uiteindelijk van toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf. In den beginne, is het daarom belangrijk om het doel van jullie bedrijfsuitje te bepalen. Wat is de aanleiding van deze dag? Is het een vast gebruik of koppel je het uitje aan de introductie van interne vernieuwingen; bijvoorbeeld een nieuwe koers die het bedrijf gaat varen. De ervaring leert dat een ‘boodschap’ die tijdens een bijzondere activiteit op een andere locatie dan de werkplek wordt overgebracht, veel langer blijft hangen. Last but not least is het teambuildingsaspect natuurlijk van groot belang. Het met elkaar delen van leuke ervaringen schept een band, wat de werksfeer ten goede komt.

Heb je het doel van jullie bedrijfsuitje vastgelegd? Dan volgen hier….

1. Wie gaan we uitnodigen?

Vraag jezelf van te voren goed af voor wie je bedrijfsuitje is. Willen we alleen met personeel van ons bedrijf gaan of nemen we ook partners, kinderen of eventueel relaties mee?

2. Vaststellen van het budget

Zorg ervoor dat je een budget (per persoon of totaalbudget) hebt, zodat je weet op welke activiteiten je je kunt gaan richten. Ga hier wel creatief mee om. Houdt er rekening mee dat als je een bedrijfsuitje voor minimaal 75% van de werknemers organiseert, de fiscus meebetaalt. Dit geldt ook voor een aparte afdeling, of vestiging. Als het bedrijfsuitje maar een gemeenschappelijk karakter heeft. Bij te weinig budget is er wellicht extra geld beschikbaar wanneer je het bedrijfsuitje gedeeltelijk in eigen tijd of helemaal in eigen tijd plaatsvindt. Onderhandel hier over met je leidinggevende! Organiseer jij het uitje vanuit een personeelsvereniging? Dan is het uitje niet belast met de WKR-regeling!

3. De activiteit(en)

Zoek twee, maximaal drie activiteiten waar je informatie van opvraagt. Probeer ieder jaar weer iets unieks te kiezen. Ben je met meer dan 100 personen? Breng dan een bezoek aan de locaties zodat je goed weet hoe de dag eruit komt te zien, zonder dat je voor verassingen komt te staan. Check ook meteen de beschikbaarheid, zodat je een aantal data kunt voorleggen bij je collega’s.

4. Let het voor aan je collega’s

Leg jouw selectie van activiteiten voor aan je collega’s, peil de reacties middels een voorkeurslijst (als je het geheim wilt houden, maak er dan bijvoorbeeld van: ‘Indoor activiteit met spanning’ of ‘Outdoor activiteit met ontspanning’. Bepaal aan de hand hiervan voor welke activiteit je gaat. Neem hier ook meteen de voorkeursdatum in mee. Als je dan toch alles aan het verzamelen bent, kun je ook de dieetwensen en eventuele fysieke beperkingen inventariseren.

5. Het vervoer

Zorg ervoor dat dit goed is geregeld. Vaak willen je collega’s een glaasje alcohol nuttigen tijdens het bedrijfsuitje, dan is het handig om vervoer te regelen. Tip: informeer eens naar een bus van een amateur voetbalvereniging. Die is vaak beschikbaar en wordt in vele gevallen voor een aantrekkelijke prijs verhuurd.

6. Deelnemers uitnodigen

Zorg voor een originele uitnodiging, aan iedereen persoonlijk gericht. Je wilt iedereen enthousiast krijgen, dus maak er iets leuks van. Houdt dan de inschrijvingen bij op een Excel sheet. Om late afzeggingen te voorkomen kun je aangeven dat je een X-bedrag bij de deelnemer in rekening brengt indien er binnen een bepaalde periode zonder goede reden wordt afgezegd.

7. Een aantal dagen vooraf…

Neem het programma goed door met de aanbieder om de laatste wijzigingen en voorkeuren door te nemen.

8. Eén dag voor het bedrijfsuitje

Stuur alle deelnemers één dag voor jullie bedrijfsuitje een sms of mail met belangrijke informatie. Hiermee kun je ook je mobiele nummer doorgeven als er last minute vragen zijn.

9. Op de dag zelf

Zorg dat je zelf ruim op tijd aanwezig bent. En zorg ervoor dat je leuke foto’s en filmpjes maakt. Zorg ook voor een leuke ‘give away’ aan het einde van de dag. Als er mensen zijn die zich onverantwoord gedragen, spreek hen hierop aan.

10. Evaluatie

Houdt na jullie bedrijfsuitje een enquête en presenteer de uitkomsten aan je leidinggevende en directie. Neem de uitkomsten ook mee naar de organisatie van volgend jaar!

Heb jij zelf nog tips voor het organiseren van een onvergetelijk bedrijfsuitje? Deel ze dan met ons!